ZASADY PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH

Zgodna z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO)

Cel

Jest to opis polityki prywatności Zarządu Polskiej Fundacji Medytacji Vipassana (Dhamma Pallava, Dziadowice 3a, 62-709 Dziadowice).

W dokumencie tym wyjaśniamy kim jesteśmy, dlaczego potrzebujemy Twoich danych, co z nimi robimy i jak pomagamy Ci dochodzić swoich praw w odniesieniu do tych danych.

Nasza polityka prywatności stawia sobie za cel obchodzić się z wielką troską z Twoimi danymi i Twoimi prawami, zgodnie z prawami i zasadami krajowymi i międzynarodowymi, a szczególnie z Ogólnymi rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO).

 

Kim jesteśmy

Jeśli zgłaszasz się na 10-dniowy kurs Vipassany, Twoje dane wprowadzane są do internetowego formularza zgłoszeniowego, zwanego CALM (Course Application and Letters Management, czyli Zarządzanie Zgłoszeniami na Kurs i Korespondencją). Afiliowane organizacje Vipassany używają tego systemu rejestracyjnego w celu organizowania kursów.

Systemem tym zarządza Fundacja CALM (z siedzibą w Rotterdamie, w Holandii), posiadająca swą własną politykę prywatności.

Zarząd Polskiej Fundacji Medytacji Vipassana jest odpowiedzialny za dalsze przetwarzanie Twoich danych.

Twoje dane są wykorzystywane w celu przetwarzania Twojego zgłoszenia, dzięki czemu otrzymujesz miejsce na kursie, pokój i miejsce do medytacji, a także – w razie potrzeby –świadczenia specjalne.

 

Dlaczego przechowujemy informacje o Tobie

Na podstawie dostarczonych nam informacji oceniamy, czy jesteś zdolny/zdolna – umysłowo i fizycznie – do uczestnictwa w kursie. Kurs Vipassany może być bardzo wymagający.

Następnie korzystamy z Twoich informacji, aby:

  • zaplanować zakwaterowanie, wyżywienie lub transport;

  • zapewnić Ci odpowiednie przewodnictwo i wsparcie w trakcie kursu;

  • dostarczyć dodatkowe usługi starszym uczniom, takie jak newslettery i listy mailingowe po zakończeniu kursu;

  • podzielić się możliwością wolontariatu/służby lub też podzielić się z Tobą inną istotną informacją;

  • zachować informację finansową ze względu na podatki lub zachować inne informacje osobowe wymagane prawem.

Nie będziemy robić tych rzeczy, jeśli się na to nie zgodzisz.

 

Zdarzają się przypadki, kiedy potrzebujemy zachować szczegóły osobowe, gdyż ktoś mógłby zaszkodzić sobie lub innym lub organizacji poprzez uczestnictwo w kursie.

 

Jakie informacje gromadzimy

Gromadzimy dane dotyczące twego imienia, daty urodzenia, płci, zawodu, historii zdrowia fizycznego i psychicznego (zgodnie z tym, co podajesz w formularzu), imienia współmałżonka, imion przyjaciół biorących udział w kursie, osoby kontaktowej w razie niebezpieczeństwa, ogólnej informacji kontaktowej, historii uczestnictwa w kursach, języka ojczystego oraz innych języków, w których się porozumiewasz.

Na okres trwania kursu przechowujemy także numer rejestracyjny Twojego samochodu, na wypadek gdybyśmy musieli go przeparkować w razie niebezpieczeństwa.

Jeśli nauczyciel ma powody, by zdecydować, że nie możesz uczestniczyć w kursie, przechowamy tę informację oraz powód podjęcia takiej decyzji. Decyzja może być uzasadniona informacjami dostarczonymi przez Ciebie, ale także zdarzeniami lub obserwacjami poczynionymi przez nauczyciela. Do tej informacji dostęp mają jedynie nauczyciele zajmujący się opiniowaniem.

 

Jak długo informacja jest przechowywana

W systemie CALM wszystkie wrażliwe dane i komunikacja zostają usunięte 3 miesiące po zakończeniu Twojego kursu. Po tym okresie zostają przechowywane jedynie niektóre informacje podstawowe, takie jak Twoje imię oraz informacja o ukończeniu (bądź nieukończeniu) poprzedniego kursu.

Opinia o tym, że w przyszłości nie możesz uczestniczyć w kursie, lub że możesz uczestniczyć jedynie pod pewnymi warunkami, jest przechowywana przez max. 10 lat. Ten okres może zostać przedłużony po wydaniu kolejnej opinii.

Formularz papierowy, który wypełniasz po przybyciu do ośrodka Vipassany/miejsca kursu zostanie zniszczony po 2 latach.

Jeśli jesteś uczestnikiem kursu, Zarząd Polskiej Fundacji Medytacji Vipassana jest odpowiedzialny za przechowywanie Twoich danych zgodnie z krajowym prawem i regulacjami.

Jednakże informacje, których już nie potrzebujemy, zostają usunięte.

Aby dowiedzieć się dokładnie jak długo przechowywana jest informacja – a w przypadku lokalizacji poza ośrodkiem, gdzie są przechowywane formularze – prosimy o kontakt z odpowiednim Urzędnikiem Ochrony Danych Osobowych lub Osobą Kontaktową ds. Prywatności, o którym mowa poniżej.

 

Jak przetwarzamy Twoje informacje osobowe

Przetwarzając Twoje informacje osobowe, przestrzegamy zbioru zasad:

  1. informacja o Tobie jest wykorzystywana i przechowywana zgodnie z naszymi rzeczywistymi potrzebami i tylko tak długo, jak długo zachodzi taka potrzeba;

  2. mamy przegląd wszystkich rodzajów informacji, które przechowujemy;

  3. jeśli nie potrzebujemy już Twojej informacji, usuwamy ją;

  4. umożliwiamy Ci dostęp do informacji o Tobie;

  5. informacja o Tobie jest w odpowiedni sposób zabezpieczona;

  6. dzielimy się informacją o Tobie jedynie wewnątrz naszej organizacji (to znaczy: z organizacjami Vipassany w tej samej tradycji, posiadającymi te same cele, o ile tylko są tam odpowiednio zabezpieczone; patrz niżej).

 

Urzędnik ds. Ochrony Danych Osobowych lub Osoba Kontaktowa ds. Prywatności

Fundacja CALM, odpowiedzialna za międzynarodowy system rejestracji internetowej, posiada Urzędnika Danych Osobowych. Ośrodki medytacyjne, które używają tego systemu, takie jak ośrodek kierowany przez Zarząd Polskiej Fundacja Medytacji Vipassana, są odpowiedzialne za dalsze przetwarzanie danych. Z tego powodu każdy kraj ma własną Osobę Kontaktową ds. Prywatności. Osoba Kontaktowa ds. Prywatności współpracuje z Urzędnikiem ds. Danych Osobowych w celu ochrony Twoich danych. Możesz skontaktować się z obydwoma tymi osobami pisząc na adres [email protected].

 

Specjalne zasady dla dzieci

Dla dzieci stworzona została specjalna polityka prywatności, bo dzieci są wrażliwsze i bardziej bezbronne:

www.privacy-eu.dhamma.org/children

 

Podstawy prawne

Informacje osobowe są przechowywane jedynie w tym przypadku, gdy mamy ku temu uzasadnione racje i jeśli prawo nam na to pozwala. Przykładowo: przez wyrażenie zgody, poprzez zapis w umowie, z powodu jakiegokolwiek innego uzasadnionego powodu, jak np. istotna korzyść dla ucznia, lub dlatego, że szczególne prawo tego od nas wymaga. Zawsze możemy Cię poinformować o racji prawnej ze względu na którą przechowujemy informację o Tobie.

 

Bezpieczeństwo

Pomocnicy/wolontariusze, którzy przetwarzają dane dla Polskiej Fundacji Medytacji Vipassana podpisują umowę poufności. Do najwrażliwszych danych mają dostęp jedynie nauczyciele zajmujący się opiniowaniem (podpisali oni umowę poufności). Twoja informacja osobowa jest przechowywana w sposób bezpieczny i w żadnym przypadku nie zostaje udostępniona osobom postronnym, chyba że zostaną one w szczególny sposób upoważnione, by taką informację uzyskać.

 

Dane osobowe są przechowywane:

  • w zamkniętym pomieszczeniu o kontrolowanym dostępie; i/lub

  • w zamkniętej szufladzie lub szafie na dokumenty; i/lub

  • jeśli w formie cyfrowej, są chronione hasłem zgodnie z wymaganiami organizacji zawartymi w Polityce Kontroli Dostępu; i/lub

  • przechowywane na (przenośnych) nośnikach komputerowych, które są szyfrowane i w miarę możliwości poddane anonimizacji i pseudonimizacji

Ekrany komputerów i terminale używane do przetwarzania danych, są widoczne jedynie dla uprawnionych pomocników/wolontariuszy. Notatki fizyczne nie mogą być pozostawione w miejscach, w których mogłyby mieć do nich dostęp osoby nieuprawnione i nie mogą być przenoszone ze stanowisk roboczych bez wyraźnego upoważnienia. Kiedy tylko notatki odręczne nie są już potrzebne, zostają usunięte z zabezpieczonych archiwów.

 

Prawa uczniów

Respektujemy Twoje prawa. W szczególności zapewniamy, że:

  1. Możemy dostarczyć przeglądu wszystkich posiadanych przez nas informacji o Tobie.

  2. Sprawdzimy, czy informacja o Tobie jest poprawna.

  3. Na Twoje życzenie skorygujemy i usuniemy każdą informację, chyba że mamy podstawę prawną, by przetwarzać informację bez Twojej zgody. Masz prawo sprzeciwić się naszej decyzji.

  4. Skierujemy Cię do odpowiedniego Urzędnika ds. Ochrony Danych lub do Osoby Kontaktowej ds. Prywatności.

  5. Zaproponujemy Ci możliwość wniesienia zastrzeżenia wobec przetwarzania danych do komitetu apelacyjnego, tzw. Komitetu ds. Przypadków Specjalnych.

  6. Będziemy respektować Twoje prawo do wniesienia skargi do Organu Ochrony Danych.

 

Dostęp do informacji i zastrzeżenia względem ich przetwarzania

Jeśli chcesz sprawdzić jakie informacje o Tobie przechowujemy lub jeśli nie zgadzasz się z informacjami, jakie przechowujemy, i jeśli chcesz wnieść zastrzeżenia wobec ich przetwarzania, możesz wypełnić poniższy formularz i wnieść żądanie wysyłając go na adres [email protected].

Jeśli nie możesz uzyskać dostępu do Twoich danych, prosimy o wysłanie maila na adres [email protected]

 

Kradzieże danych

Jeśli zdarzy się włamanie do systemu, którego konsekwencje mogą Cię dotyczyć, poinformujemy o tym Ciebie oraz Organ Ochrony Danych. Jeśli chciałbyś/chciałabyś zgłosić włamanie do systemu, prosimy zapoznać się z https://www.privacy-eu.dhamma.org/report-a-data-breach/.

 

Zabezpieczenia międzynarodowe

Kiedykolwiek dzielimy się Twoimi osobistymi danymi z organizacją Vipassany spoza Unii Europejskiej, stosujemy wówczas dodatkowe środki bezpieczeństwa.

Aby dowiedzieć się więcej o tych środkach bezpieczeństwa, które zastosowaliśmy w Twoim szczególnym przypadku, prosimy o kontakt z nami.

W przypadku gdybyś poprosił/poprosiła nas o przekazanie danych dla organizacji pozbawionej odpowiednich zabezpieczeń, poinformujemy Cię o ryzyku z tym związanym. Na tej podstawie będziesz mógł/mogła zdecydować czy przekazać taką informację czy nie.

 

Kontakt

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś/chciałabyś skontaktować się z nami, prosimy pisać na adres: [email protected] lub https://www.privacy-eu.dhamma.org.